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Effizientes Forderungsmanagement hilft Zahlungsausfälle zu senken


urbs-media, 6.6.2005: Jährlich erleiden die Unternehmen in Deutschland durch Insolvenzen ihrer Vertragspartner Forderungsausfälle in Milliardenhöhe. So wurden im Jahre 2004 bei den Insolvenzgerichten insgesamt Forderungen in Höhe von 39,2 Mrd. Euro angemeldet, ein großer Teil dieser Summe wird sich nach der Schlussverteilung als endgültiger Verlust erweisen.

Die Gesamtzahl der Insolvenzen stieg im Jahre 2004 im Vergleich zum Vorjahr um 17 Prozent auf 118.274 Verfahren. Dieser Anstieg beruht überwiegend auf der Zunahme von Privatinsolvenzen (+ 46 Prozent), bei der Anzahl der gewerblichen Insolvenzen gab es dagegen einen leichten Rückgang um 0,3 Prozent auf 39.213 Fälle. Auch die Insolvenzen von ehemals Selbständigen und Gesellschaftern haben im Jahr 2004 weiter zugenommen, und zwar um 8,2 Prozent auf 27.488 Fälle. Insgesamt beliefen sich die Verluste aller Gläubiger durch Forderungsausfälle infolge insolventer Kunden im Jahr 2004 auf etwa 40 Mrd. Euro.

Der Verband Forderungsmanagement e.V. hat sich zum Ziel gesetzt, die finanziellen Verluste infolge von Insolvenzen durch ein optimales Forderungsmanagement zu begrenzen. Denn vielfach gibt es zuverlässige Anzeichen, die Firmenzusammenbrüche frühzeitig ankündigen. Viele Unternehmen in Deutschland ignorieren jedoch diese Warnzeichen, weil sie über kein oder nur ein unterentwickeltes Forderungsmanagement verfügen und erleiden deshalb hohe Forderungsausfälle, wenn ihre Kunden keine Zahlungen mehr leisten können.

Der nachfolgende Beitrag beruht auf einem Beitrag von Frau Dr. Andrea Hoss von der Atradius Kreditversicherung im Praxisseminar Forderungsmanagement, das der Verband Forderungsmanagement e.V. (www.forderungsmanagement.com) am 31. Mai 2005 in Köln durchgeführt hat.

Die häufigsten Fehler beim Forderungsmanagement

1. Effizientes Forderungsmanagement vor Vertragsabschluss

Nicht nur bei Neukunden, denen Zahlungsziele eingeräumt werden sollen, empfiehlt es sich, deren Bonität / Kreditwürdigkeit vor Vertragsabschluss sorgfältig zu prüfen. Hierbei sollten sowohl interne als auch externe Informationsquellen herangezogen werden.

Checkliste: Formelle Anforderungen an die Rechnungsstellung

Interne Informationsquellen:
  • Welches vereinbarte Zahlungsziel nimmt der Kunde in Anspruch?
  • Wurde das Zahlungsziel in der Vergangenheit überschritten und wenn ja, wie oft, wie lange und warum?
  • Wurden bereits Anträge des Kunden auf Verlängerung des Zahlungsziels gestellt?
  • Waren in der Vergangenheit Inkassomaßnahmen erforderlich?
  • Hat der Außendienst Kenntnis überkritische Signale beim Kunden (z.B. Wenige Kunden, hohe Lagerbestände, schlechter Zustand von Betriebsvorrichtungen, nicht ausgelastete Kapazitäten, erhöhte Rabatte)?
Externe Informationsquellen:
  • Wirtschaftsauskunfteien
  • Kreditversicherung
  • Bankauskünfte (nur bei juristischen Personen mit Handelsregistereintragung)
  • SCHUFA-Auskünfte
  • veröffentlichte Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften

Stellt sich bei dieser Prüfung heraus, dass die Bonität des Kunden unzureichend ist, sollte kein Kredit (Zahlungsziel) eingeräumt werden.

2. Effizientes Forderungsmanagement bei Vertragsabschluss

Vorsicht vor großzügigen Zahlungszielen. Es ist im Regelfall nachteilig, Waren und Dienstleistungen über die Gewährung langer Zahlungsziele zu verkaufen. Stattdessen sollten den Kunden Anreize geboten werden, möglichst schnell zu bezahlen (z.B. durch die Gewährung von Skonto).

Besonders wichtig ist die Formulierung eindeutiger Zahlungsbedingungen, insbesondere für die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich ein Fixdatum (z.B. 31.10.2005). Zumindest sollte die Zahlungsfrist jedoch bestimmbar sein, z.B. 10 Tage nach Rechnungserhalt.

Wenn Sie allgemeine Geschäftsbedingungen verwenden, muss sichergestellt sein, dass Ihr Kunde von den AGB rechtzeitig davon Kenntnis erlangt. Die letzte Gelegenheit hierfür ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung, andernfalls werden die Liefer- und Zahlungsbedingungen nicht Vertragsbestandteil. Besser ist es, den Kunden die AGB bereits mit dem Angebot zu übersenden.

Verschaffen Sie sich bei Vorleistungen adäquate Sicherheiten. Bei Warenlieferungen sollten Sie zumindest ein einfacher Eigentumsvorbehalt Standard sein. Hierzu reicht die einfache Erklärung des Verkäufers, dass das Eigentum erst nach vollständiger Erbringung des Kaufpreises auf en Erwerber übergeht (§ 449 BGB). Darüber hinaus kann auch die Vereinbarung eines erweiterten Eigentumsvorbehalts angebracht sein.

Wenn es um höhere Beträge geht, sollten Sie den Warenausgang und den Eingang der Ware beim Kunden durch entsprechende Belege dokumentieren.

3. Effizientes Forderungsmanagement nach Leistungserbringung

Sobald ein Unternehmen die vereinbarte Leistung erbracht hat, sollte die Forderung unverzüglich dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Verspätete Rechnungsstellung beeinträchtigt die Liquidität und kann unnötigen Ärger hervorrufen.

Besonders wichtig ist, dass Sie in der Rechnung die von Ihnen erbrachten Leistungen korrekt und vollständig aufführen und den vereinbarten Zahlungstermin eindeutig angeben. Jeder Fehler und jede Ungenauigkeit in der Rechnung kann von den Kunden dazu genutzt werden, die Zahlungen zu verzögern oder sogar zu verweigern.

Checkliste: Formelle Anforderungen an die Rechnungsstellung

  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • Name und Anschrift des Auftraggebers / Kunden
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Bezug zu Auftrag / Bestellung vom ...
  • Steuernummer Ihres Unternehmens
  • Kenntlichmachung als "Rechnung"
  • Gegenstand der Leistung / Lieferung
  • Nettobetrag in Euro
  • Mehrwertsteuersatz in Prozent
  • Mehrwertsteuerbetrag in Euro
  • Rechnungsbetrag (brutto)
  • Eventuell Angabe von Skonto
  • Konkrete Angabe des vereinbarten Zahlungsziels
  • Angabe Ihrer Bankverbindung

Um im Streitfall dem Argument des Käufers vorzubeugen, nie eine Rechnung erhalten zu haben, sollten Sie darauf achten, den Zugang der Rechnung durch postalische Maßnahmen oder einen Boten beweisen zu können.

Der letzte und vermutlich wichtigste Punkt für ein effizientes Forderungsmanagement ist schließlich die permanente Kontrolle der Außenstände, Zahlungseingänge und Zahlungstermine. Nur so ist es möglich, zeitnah mahnen und notfalls Inkassomaßnahmen einleiten zu können.



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